۸ نکته طلایی در خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب

  فاکتورهای موثر در خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب

استفاده از سیستم‌های کنترل در سازمان‌ها ( کوچک، متوسط، بزرگ و استارت‌آپ‌ها) علاوه بر بهبود کارایی منجر به کاهش هزینه‌ها در دراز مدت خواهد شد. استفاده از روش‌های سنتی و صفحات گسترده برای نظارت بر زمان و حضور پرسنل علاوه بر تحمیل هزینه‌ (از جمله نیاز به استخدام نیروی مربوطه، هزینه های ناشی از افزایش خطای انسانی و عدم دقت و....) مانع از رشد و گسترش کسب و کارها خواهد شد. سازمان شما تنها در صورتی امکان دستیابی به ماکزیمم پتانسیل خود رادارد که از سیستم داخلی کارآمد با قابلیت مقیاس‌پذیری برخوردار باشد.

استفاده از دستگاه کنترل تردد یکی از اولین‌ گام‌ها به منظور پیاده‌سازی سیستم داخلی کارآمد است. استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک اولین گام در مسیر افزایش امنیت سازمان و افزایش بهره وری کارکنان است. اما با وجود سیستم‌های کنترل دسترسی بیومتریک فراوان در بازار، چگونه می‌توانید بهترین گزینه برای سازمان خود انتخاب کنید؟ نگران نباش! با در نظر گرفتن این 8 ویژگی در هنگام ارزیابی و خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک بهترین گزینه را برای سازمان خود انتخاب کنید.

تکنولوژی شناسایی

یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی که در حین خرید سیستم حضور غیاب باید در نظر گرفت، تکنولوژی مورد استفاده دستگاه برای شناسایی و احراز هویت است. امروزه استفاده از دستگاه‌های ساعت زن کارتی و رمزی جای خود را به دستگاه‌های احراز هویت بیومتریک سپرده است. اولین دلیل اقبال عمومی به استفاده از سیستم‌های بیومتریک، دقت بالا در شناسایی در مدن زمان کمتر است. این سیستم‌ها به دلیل استفاده از شاخصه‌های بیومتریک در احراز هویت، از امنیت بسیار بالایی برخوردار است و کمترین میزان نفوذ به دستگاه و سرقت اطلاعات وجود دارد.

بسته به نوع کسب و کار و سازمان می‌توان سیستم بیومتریک متناسب انتخاب کرد، به عنوان مثال خرید دستگاه ساعت زنی اثر انگشتی گزینه مناسبی برای مشاغل کارگاهی و صنعتی نیست. چرا که به دلیل کار یدی، اثر انگشت پرسنل دچار آسیب شده و فرآیند احراز هویت با مشکل مواجه می‌شود. در مشاغل پزشکی و آزمایشگاهی به دلیل ریسک بالای انتقال بیماری، استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب تشخیص چهره با هوش مصنوعی پیشنهاد می‌شود تا امکان شناسایی چهره فرد حتی با استفاده از ماسک فراهم شود.

ظرفیت دستگاه حضور غیاب

دومین فاکتور مهم در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب، ظرفیت دستگاه است. دستگاه‌های ساعت زنی دارای ظرفیت مشخص برای تعریف شناسه کاربری ( اثر انگشت، الگوی چهره، کارت و رمز) و رکورد تردد هستند. بنابراین با توجه به تعداد پرسنل خود اقدام به خرید سیستم مورد نیاز کنید. هرچند استفاده در سازمان‌های بزرگ به منظور جلوگیری از تشکیل صف‌های طولانی و هدر رفت وقت، استفاده از چندین دستگاه به طور همزمان پیشنهاد می‌شود.

اکسس کنترل

         به غیر از مدیریت زمان، در برخی از سازمان‌ها برای اهداف امنیتی نیاز به محدودیت دسترسی پرسنل غیرمجاز به         مناطق حفاظت شده ساختمان است. بنابراین بهتر است از سیستم مجهز به ماژول کنترل دسترسی (Access Control) استفاده کنید. سیستم های یکپارچه منجر به افزایش بهره وری و امنیت سازمان در سازمان‌ها می‌شوند.

نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار از دیگر فاکتورهای مهمی است که در حین خرید سیستم کنترل تردد باید مورد توجه قرار گیرد. قابلیت‌هایی همچون ظرفیت تعریف پرسنل در نرم افزار، قابلیت تعریف شیفت و گروه کاری، امکان گزارش‌گیری، تقویم و زبان دستگاه، محاسبه حقوق و دستمزد، تهیه دیسکت بیمه و مالیات و... از جمله مواردی است که باید مورد توجه قرار گیرد. برخی از کمپانی‌ها تنها دستگاه حضور و غیاب را ارائه داده و نیاز به تهیه نرم افزار به صورت جداگانه است که می‌تواند مشکلاتی را به دنبال داشته باشد.

مواردی همچون پشتیبانی از نسخه آنلاین و اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی از دیگر مواردی است که می‌تواند به عنوان نقطه قوت نرم افزار حضور و غیاب محسوب می‌شود. امکان تجمیع اطلاعات نسخه آنلاین و ویندوز، امکان مدیریت بهتر داده‌ها را فراهم می‌کند. هرچند در برخی موارد پیاده‌سازی نسخه آنلاین نرم افزار حضور و غیاب نیاز به زیر‌ساخت‌های پیچیده و هزینه‌های زیادی دارد که برای سازمان‌های کوچک بصرفه نیست. نرم افزار حضور غیاب نانوتایم، کلیه امکانات فوق را داشته و امکان تجمیع ومدیریت داده‌های نسخه وب و ویندوز به طور همزمان را دارد. این نرم افزار امکان سفارشی سازی بر اساس نیاز مشتریان را دارد و به این منظور تنها کافی است ماژول مورد نظر را خریداری و نصب کنید. به عنوان مثال ماژول ارسال پیامکی یکی از گزینه‌های مورد نظر آموزش‌گاه‌ها و مدارس برای اطلاع رسانی به والدین از حضور یا عدم حضور فرزند آن‌ها در محل آموزشگاه است.

مدت زمان شناسایی

میزان موفقیت یک سیستم حضور و غیاب به مدت زمان صرف شده برای احراز هویت بستگی دارد. شاید در نگاه اول چند ثانیه و میلی ثانیه فاکتور مهمی نیست اما در سازمان‌های بزرگ انباشته شدن همین مدت زمان منجر به هدر رفت سرمایه ها می‌شود. بهتر است دستگاهی انتخاب کنید که احراز هویت را در کسری از ثانیه انجام داده و به منظور ثبت دقیق زمان تردد، داده‌ها را به‌طور خودکار به سرور منتقل کند. به عنوان مثال دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک برند نانوتایم امکان احراز هویت افراد را در کمتر از 0.2 ثانیه دارد. همچنین دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل XF100 با بهرمندی از هوش مصنوعی، امکان احراز هویت چند نفر به طور همزمان را دارد که به طور چشمگیری در صرفه جویی در زمان موثر است.

استحکام و دوام دستگاه

استحکام و دوام دستگاه یکی دیگر از فاکتورهای تاثیر گذار در انتخاب بهترین گزینه برای سازمان شما است. در حین خرید به متریال مورد استفاده در ساخت بدنه دستگاه، تکنولوژی احراز هویت، شرایط محیط برای نصب و استفاده دستگاه و ... توجه کنید. به عنوان مثال در مشاغل صنعتی نیاز به استفاده از دستگاه‌هایی است که قابلیت استفاده در فضای باز را داشته و نسبت به گرد و غبار مقاوم باشند.

دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی برند نانوتایم، با بهره‌گیری از حسگرهای نوری ضد خش و ضد آب بهترین گزینه برای سازمان‌هایی با سطح آلودگی بالا هستند.

یکپارچه سازی با سیستم های مدیریت حقوق و دستمزد

داده های سیستم کنترل تردد نقش حیاتی در بهبود کارایی سیستم‌های مدیریت حقوق و دستمزد HR ایفا می کند. با جزئیات دقیق حضور و غیاب کارمندان ، محاسبه سریع و بی نقص حقوق و دستمزد پرسنل را برای تیم منابع انسانی فراهم می‌کند.بهتر است از سیستم‌هایی استفاده کنید که امکان ارسال مستقیم داده‌ها به نرم افزار حقوق و دستمزد را داشته یا قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد را دارد. نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم با قابلیت پشتیبانی از ماژول حقوق و دستمزد براحتی امکان محاسبه حقوق و دستمزد ناخالص پرسنل را دارا می باشد.

 پشتیبانی و خدمات پس از فروش

هر چند نصب فیزیکی سیستم حضور و غیاب به نظر آسان است اما عدم توجه به برخی از موارد ممکن است کارایی دستگاه را تحت تاثیر قرار دهد. به عنوان مثال نصب دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره در محیطی با شدت نوری نامنساب با تغییرات شدید نوری به طور جدی کارایی دستگاه را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بنابراین حضور یک کارشناس کاربلد در حین نصب و راه‌اندازی دستگاه و ارائه آموزش‌های لازم نقش مهمی در عملکرد بهتر دستگاه خواهد داشت. در حالی که مدل مناسبی را که برای سازمان شما کار می کند، تهیه می کنید، فراموش نکنید که تمام ویژگی هایی را که در بالا ذکر کردیم بررسی کنید و بهترین مدلی را که برای چندین سال آینده به شما خدمت خواهد کرد انتخاب کنید. مطالعه مقاله « انتخاب بهترین مکان برای نصب دستگاه حضور و غیاب» پیشنهاد می‌شود. در صورت نیاز به مشاوره رایگان پیش از خرید  به وب سایت ما به نشانی www.nanotime.ir مراجعه نمائید.

"این مطلب تبلیغاتی است"