تلاش کتابخانه ملی برای ثبت کار اسناد در زمره مشاغل سخت

به گزارش خبرنگار فرهنگی خبرگزاری تسنیم،  پنجمین همایش مدیریت اسناد کشور با حضور سیدرضا صالحی امیری رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی و جمعی از مدیران سازمان‌های مرتبط اسناد کشور صبح امروز، 9 آذر ماه، در مرکز اسناد کتابخانه ملی برگزار شد. 

صالحی امیری در این مراسم با بیان اینکه مجموعه سازمان اسناد کتابخانه ملی در دوره مدیریت جدید خود 8 برنامه استراتژیک تعریف کرد تا هم به مقصد و هم به مقصود برای برنامه‌هایش برسد، گفت: حرکت بدون یک رویکرد آرمانی و استراتژیک عموما تلاش برای حرکت در مسیری بدون چراغ است که به احتمال زیاد به مقصد نخواهیم رسید. از این جهت ما نیازمند تبیین سیاست‌های راهبردی مشخص هستیم تا آینده مطلوب را ترسیم کنیم و بدانیم که امروز در کجا قرار داریم. 

وی ادامه داد: اولین نکته این است که در طراحی برنامه استراتژیک باید رویکردمان را از حالت بخشی به حالت ملی تبدیل کنیم. از چالش‌های بنیادی نظام در عرصه مدیریتی اجرایی کشور فقدان انسجام درونی میان اجزای نظام اداری است. این امر نه تنها هزینه‌های سنگین در سال‌های اخیر به همراه داشته بلکه منجر به انجام فعالیت‌های موازی نیز بوده است. نتیجه این فرایند مجموعه خسارت‌های سنگین در حوزه انسانی، بودجه، کارآمدی و ... بوده است. 

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی با اشاره به آسیب‌های موجود در حوزه فرهنگ گفت: من در حوزه فرهنگ یک دهه مطالعه کرده‌ام که نتیجه آن شناسایی 43 آسیب در این حوزه و 20 آسیب در حوزه نظام آموزشی بوده است. ما در سطح کلان با هفت آسیب جدی مواجه هستیم که اولین آن آسیب در حوزه اسناد است. به طوری که سیاست‌های اسنادی در کشور واحد نیستند و ما دچار تعارض سیاستی هستیم. دلیل این امر هم نداشتن طراحی مناسب برای چشم‌انداز اسناد است. رفع این معضل بر عهده سازمان‌های مربوطه است. 

صالحی امیری در ادامه سخنانش با بیان اینکه مرزهای ژله‌ای که پیش از این در بین دستگاه‌ها تعریف شده بود، هم‌اکنون تبدیل به مرزهای آهنی شده است، ادامه داد: این مرزها الان بنیادی شده و اگر کسی وارد کار مرکز دیگری شود به نوعی تعدی محسوب می‌شود. علاوه بر این ما با چالش ساختاری نیز مواجهیم. آرشیو ملی الان در دنیا جایگاه بالایی دارد. در حالی که در ایران از این جایگاه برخوردار نیست. ما در تعریف ساختار متناسب با جایگاه این موضوع در سطح ملی با ضعف‌های جدی همراه هستیم. در حوزه اسناد نیز در سطح سیاستگذاری و برنامه‌ریزی جایگاه متناسبی نداریم و عمدتا نقش دوم را اجرا می‌کنیم نه نقش اول را. بخش دیگر صحبت‌های صالحی امیری به چالش‌های مدیریتی در حوزه اسناد اختصاص داشت. 

وی با بیان اینکه مدیریت در مجموعه اسناد ملی فاقد انسجام و کارایی لازم است یادآور شد: امروزه اسناد برای اسناد تعریف شده اما ما برای مشتری‌محوری برنامه کمی داریم. سوال اصلی من در بدو ورود به این سازمان این بود که چرا ما روزانه فقط 10 نفر مراجعه‌کننده به اسناد ملی داریم در حالی که در کشورهایی مانند فرانسه و اسپانیا هر روزه جمعیت بسیاری برای استفاده از اسناد مراجعه می‌کنند. مدیران ما در این حوزه جایگاه متناسب را با مأموریت خود درک نکرده‌اند. ما در سطح ملی به اسناد توجه کافی نداشته‌ایم. 

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در ادامه به قانونگذاری در این حوزه اشاره کرد و افزود: نظام قانونگذاری به معنای نظامی فراتر از مجلس مرزهای مشخص با اختیارات کافی را برای سازمان‌ها تعریف نکرده است لذا نظام سلیقه‌ای جایگزین نظام قانونگذاری شده است. امروز ما در وضعیت بسیار سختی به لحاظ حقوق و مزایا برای پرسنل اسناد شاهد هستیم. یک دلیل آن این است که کار اسناد به عنوان مشاغل سخت محسوب نمی‌شود. ما در کتابخانه ملی پیگیر ثبت این قضیه هستیم و در اولین جلسه‌ای که با محمدباقر نوبخت، معاون برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی رئیس‌جمهور، داشتیم به این موضوع پرداختیم. 

وی دیگر آسیب حوزه اسناد را در مبحث برنامه‌ها دانست و گفت: برنامه‌های این حوزه اولا منسجم نیست و دوما کارآمدی لازم را ندارد. ما نظام دیجیتال‌سازی در کشور نداریم. ما در طول روز با حجم انبوه اسناد مواجه هستیم که در دستگاه‌های مختلف به روش همان دستگاه ثبت می‌شوند. 

صالحی امیری ادامه داد: از دیگر مشکلات ما این است که نظاره‌گر تحولات و حوادث هستیم و برنامه خاصی انجام نمی‌دهیم. به عنوان نمونه امروزه این سوال مطرح می‌شود که چرا نسل جدید به کتابخانه مراجعه نمی‌کند؛ در حالی که نسل جدید به دلیل ارتباط بسیار با شبکه‌های اجتماعی می‌تواند هر روز از این فضا برای کتابخوانی استفاده کند. 

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ادامه داد: مرزهای کاذب عملکرد ما را زیر سوال بردند، امیدوارم یک بار به این عقلانیت برسیم که ما اعضای یک شجره به نام اسناد ملی هستیم. اگر این نگاه جامع را داشته باشیم آن وقت نوع عملکردمان تغییر خواهد کرد. 

وی با بیان اینکه باید سند راهبردی بلندمدت در این زمینه تنظیم شود، یادآور شد: ما در این زمینه نیازمند سند راهبردی بلندمدت با گام‌های کوچک هستیم. هیچگاه‌ با نگاه روزمره به اهداف خود نمی‌رسیم. در کنار آن باید به بحث آموزش نوین هم بپردازیم که در این راه می‌توانیم هم از اساتید خارج از کشور استفاده کنیم و هم دوره‌های آموزشی برای کارکنانمان در نظر بگیریم. یکی از برنامه‌های ما در کتابخانه ملی در سال آینده رفتن به این سمت خواهد بود. 

نسل آینده ما را برای نوع نگهداری اسنادمان نخواهند بخشید

بحث دیگر سخنان رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی به موضوع ثبت اثر در کمیته حافظه جهانی اختصاص داشت. وی با تأکید بر ثبت اسناد در این کمیته از دستگاه‌های مختلف خواست تا برای غرور ملی و سپس معرفی جهانی اقدام به ثبت اسناد کند. 

صالحی امیری همچنین به ثبت تاریخ شفاهی نهادها پرداخت و تاکید کرد که کتابخانه ملی این آمادگی را دارد که آموزش‌های لازم در این امر را به موسسات مختلف بدهد و این یکی از برنامه های هشتگانه کتابخانه ملی است. 

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در پایان سخنان خود به بحث مرمت و نگهداری اسناد اشاره کرد و با بیان اینکه در این حوزه با ضعف جدی مواجه هستیم افزود: ما در حال حاضر شاهد یک فاجعه در کتابخانه‌های شخصی، مساجد و ... هستیم و آن از بین رفتن نسخ خطی است. نسل‌های بعدی ما را برای این نخواهند بخشید که در عصر دیجیتال اسنادمان چنین وضعیتی داشته باشند.

غلامرضا عزیزی، معاون سازمان اسناد کتابخانه ملی، در این برنامه با بیان اینکه این معاونت طی 2 سال گذشته برای گذار اسناد از سنتی به الکترونیکی در سه فاز تولید، نگهداری و شناخت اقدام کردیم، گفت: در این زمینه اقدام به تولید نرم‌افزار برای استفاده بهتر کاربران کردیم که در سال جدید عملیاتی خواهد شد.

وی ادامه داد: کار دیگری که در این سال‌ها انجام دادیم، ورود به تولید استانداردهای ملی بود به ویژه در حوزه اسناد اداری بود که قرار است این برنامه به صورت پای لوت در سیستم خودمان اجرا شود که بعد از آن به دستگاه‌های دولتی ارائه شود. همچنین در این مدت به استانداردهای ملی در 13 مقوله پرداختیم که از این تعداد، سه مورد به استانداردسازی اسناد الکترونیکی اختصاص داشت.

عزیزی یادآور شد: علاوه بر این، در این مدت در جایگاهمان در سازمان جهانی استاندارد ارتقا پیدا کرد؛ به طوری که اظهار نظرهای ما به عنوان آرا در این سازمان مطرح می‌شود که پیش از این به صورت تنها نظر بود.

آموزگار، سرپرست اداره کل شناسایی و فراهم‌آوری اسناد، از دیگر سخنرانان حاضر در این مراسم بود. وی گفت: یکی از مهمترین برنامه‌های ما در ایجاد مدیریت اسناد در دستگاه‌های دولتی، بسترسازی مناسب مناسب جهت دسترسی هرچه سریعتر و بهتر اشخاص و سازمان‌ها به اطلاعات و برقراری ارتباط و انجام خدمات دولتی است که موجب کاهش زمان انتظار مراجعه‌کنندگان برای دریافت خدمات و افزایش میزان بهره‌وری و نیز موجب جذف بروکراسی اداری و اصلاح نظام بایگانی‌ها خواهد شد.

وی ادامه داد: امروزه حجم انبوه اسناد و مدارک در دستگاه‌ها و نحوه بررسی و ارزشیابی پرونده‌ها و سوابق راکد و صدور مجوز امحای اوراق زائد و تدوین قوانین و مقررات مربوط به اسناد و امکان دسترسی به اسناد الکترونیکی یکی از مهمترین  چالش‌های مدیریت اسناد محسوب می‌شود. در این راستا سازمان‌ها و دستگاه‌های دولتی با پیاده‌سازی روش‌های نوین نگهداری و دسترسی به اسناد الکترونیکی و ایجاد بانک‌های طرح نوین یکسان سازی ساماندهی اسناد دولتی، از استانداردهای لازم پیروی می‌کند.

آموزگار یادآور شد: همکاری خوب و سازنده سازمان آرشیو ملی با دستگاه‌ها در سال گذشته منجر به تعیین تکلیف یک میلیارد و 619 میلیون و 385 هزار و 433 برگ سند شد که از این تعداد 27 میلیون و 166 هزار و 28 برگ سند به سازمان منتقل شده است که در نهایت منجر به آزادسازی 32 هزار و 306 متر مربع از فضای بایگانی‌های دستگاه‌ها شده است.

انتهای پیام/